Bedienungsanleitung
der elektronischen Zeiterfassungsdatei
Eintrag und Berechnung der Arbeitszeiten in
einer Excel-Datei
geeignet für Heime und Wohnstätten
Der sog. Elektronische Zeiterfassungsbogen (im Querformat eines DIN A4 Blattes ) läuft in Ihrem Computer (PC) unter MICROSOFT EXCEL 97 und höher und erscheint als folgendes Fenster, das lediglich einen Ausschnitt des Blattes zeigt:
Bild 1
Bild 1 zeigt die Mappe für 12 Monate von Jan - Dez sowie ein Statistikblatt und einen DPW (wöchentlichen regelmäßigen Dienstplan, Dienststunden für Wochenenden) sowie ein Personalblatt mit den für die Zeiterfassung relevanten Daten der bis zu 32 760 Mitarbeiter. Auf dem Bild 1 ist „Statistik“ angeklickt.
SETUP.XLS.
Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie das
gewünschte Jahr ein.
In sämtlichen Feldern der Spalte DATUM wird dieses automatisch generiert,
Werktage werden grau, Samstage, Sonntage und gesetzliche Feiertage farblich
unterlegt.
Bild 2
Bevor Sie jedoch mit
SETUP.XLS die jeweiligen Arbeitsblätter beliebig oft unter den
Namen der Mitarbeiter/innen generieren, starten Sie SETUP.XLS
einmal mit deaktivierten Makros. Jetzt gehen Sie mit der Maus auf
„P“-Blatt und tragen die Daten aller Mitarbeiter: Name und Vorname,
Personalnummer, Stellenanteil (z.B. 0,25, 0,5, 0,6, 0,6333, 0,75 bis 1),
Mehrstunden oder Minusstunden, Resturlaub des Vorjahrs, Urlaubsanspruch des lf.
Jahres, und Zusatzurlaub aufgrund der Nachtarbeit und oder der sonstigen
gesetzlichen Bestimmungen sowie Bereitschaft (0,5) und Rufbereitschaft
(0,25).
Speichern Sie die Datei SETUP.XLS.Ab sofort
können Sie SETUP.XLS mit aktivierten Makros starten und die jeweils
benötigten Blätter generieren lassen.
Nun
erstellen Sie ein Hauptverzeichnis mit Hilfe des WINDOWS EXPLORER für Ihre
Abteilung bzw. für Ihre Wohnstätte z.B.
WS-Kat = Wohnstätte Kattenmühle
und dann erstellen Sie in diesem Verzeichnis Ordner wie z.B.
„2001“ oder „2002“ für das Jahr 2000 bzw. 2001.
Hier speichern Sie die Datei
unter den Namen oder Abkürzungen der MitarbeiterInnen:
WS-Kat
---2001
---Mayer
---Müller
usw.
Nun gehen Sie in das Statistik-Blatt und geben Sie in das markierte Feld lediglich die Personalnummer von z.B. "Mayer" ein.
Dann gehen Sie in das DPW-Blatt. Beim regelmäßigem Dienstplan tragen Sie einmalig die täglichen Sollstunden von Mo-Fr und für das Wochenende die Stundenzahl lediglich in die Std-Spalte (Sa und So) des jeweiligen Monats manuell ein oder klichen Sie "Autowochenende" (Feld D1 im DPW) für automatische Eintragung.
Bei unregelmäßigem Dienstplan haben Sie die Möglichkeit, die Sollarbeitszeit einer Woche bzw. bis des ganzen Monats oder des ganzen Jahres gleich im DPW-Blatt in die vorgesehenen Std-Spalten der jeweiligen Monate manuell einzutragen oder automatisch, in dem Sie "Autowochenende" im DPW klichen. Es erscheint ein Fenster. Hier können Sie den Wochentag (Datum), die gwünschte Woche und die Stundenzahl des Tages bestimmen (eintragen oder löschen). Diese heben alle anderen Eintragungen auf. Dennoch ist es vorteilhaft, die Einträge im "Dienstplan regelmäßig" zu löschen oder auf "0" zu setzen.
Bild 3
In
der Spalte ROLLPLAN und SOLLZEIT erscheinen die täglichen Arbeitsstunden als
Sollarbeitszeit. Die Spalte DIENSTPLANÄNDERUNG ist für tägliche Änderungen
vorgesehen.
BILD 4
Es finden sich in dem
Formular u.a. zwei Spaltenpaare VON ,
BIS . (BILD 4
Außer wenn zwei Schichten an
einem Tag gearbeitet wurden, benutzen Sie bitte entweder das erste oder das
zweite Spaltenpaar, es sei denn, Sie arbeiten in zwei Schichten (Frühdienst und
Spätdienst). Erforderlich ist es, eine über Mitternacht hinaus gehende
Nachtarbeit in zwei verschiedene, aufeinander folgende Zeilen (von 22:00 bis
00:00 und von 00:00 bis 6:00) einzutragen.
Alle Zeiten müssen in der
Form von z.B. 12:00 oder 14:45 eingegeben werden.
Wichtig ist hierbei der
Doppelpunkt zwischen Stunde:Minute.
Pausen, Samstags-, Sonntags- und Nachtarbeit usw. rechnet das Programm
selbständig aus.
Beim Eintragen der
Abkürzungen (K=krank, U=Urlaub; B=Bildungsurlaub/Fortbildung, S=Sonderurlaub)
ist SOLL-ZEIT = IST-ZEIT
Bild 5
Beim Eintrag der o.g. Zeiten
liefert das Feld „Differenz“
(Eintragung in Spalte „Grund für geänderte Arbeitszeiten“ erforderlich z.B. bei
Krankheit der Bewohner, Urlaubsvertretung, Fortbildung, Personenbeförderung
usw.)
Am 3.1.2000 ist Sollzeit = 7 ,
IST-Zeit = 6. Da im Feld DIENSTPLANÄNDERUNG die Sollzeit auf 6 Std reduziert
wurde, erscheint im Feld „Diff. IST-SOLL 0 Stunden. Sollte diese
Dienstplanänderung nicht vorgenommen werden, gibt es hier andere Möglichkeiten,
die Differenz auszugleichen, entweder ein A (Abfeiern von Überstunden). Auch die
Ü, K, U, B, S können diese Differenzen ausgleichen.
Feiertage:
Feiertag auf Werktag
F35
(35% Zuschlag mit Freizeitausgleich)
oder Samstag
F135
(135% Zuschlag ohne Freizeitausgleich)
Feiertag auf
Sonntag
F50
(50% Zuschlag mit Freizeitausgleich)
F150
(150% Zuschlag ohne Freizeitausgleich)
Vorfesttag
VF (ab 12:00 Uhr mit 25% Zuschlag ohne
Freizeitausgleich)
ansonsten sind Vorfesttage genauso wie Sa, So und gesetzliche Feiertage von Kalender-Sollarbeitzeit automatisch stellenanteilig abgezogen, wenn Sie in die vorgesehene Spalte statt "VF" ein "F" eingeben oder grundsätzlich die Vorfesttage z.B. Heiligabend und Silvester im Makro mit der Entfernung dieses ' aktivieren.
Feiertage fallen auf Sonntag
(manueller
Eintrag der Abkürzungen und automatische Berechnung)
Feiertage fallen auf
Samstag
(manueller Eintrag der Abkürzungen und automatische Berechnung)
Sonntag, Nacht: Samstag:
Tatsächlich
gearbeitete Nacht-, Samstags- und Sonntagsstunden werden automatisch errechnet.
Manueller Eintrag nicht erforderlich.
Pausen: automatische Berechnung
der Pausen nach gesetzlichen Bestimmungen, wenn im Feld Pause ein „P“
eingetragen ist. Das „P“ kann manuell entfernt werden. Da werden keine Pause
abgezogen.
z.B. nach
6,0 Std. geleistete Arbeit
0,50 Std.
30 min. Pause
nach
9,0 Std. geleistete Arbeit
0,75 Std.
45 min. Pause
Urlaub: Durch Eintrag „U“ wird die Urlaubsberechnung nach
Anzahl der Tage und Urlaubsstunden errechnet.
Sollzeit 8 Std. gearbeitet 2
Std.
Urlaubsstunden 6
6 Std.
kein Urlaubstag
Sollzeit 8 Std. gearbeitet 0
Std.
Urlaubsstunden 8
8 Std.
1 Tag Urlaub
Bildungsurlaub: Eintrag „B“ erforderlich, Berechnung nach o.g.
Muster
Sonderurlaub:
Eintrag „S“ erforderlich, Berechnung nach o.g.
Muster, kann gesondert berechnet werden
Fortbildung:
Eintrag „F“ erforderlich, Berechnung nach o.g.
Muster, kann gesondert berechnet werden.
(vgl. BILD 7)
Krank: Durch den Eintrag „K“ berechnet das Blatt Krankheitstage
und -stunden.
Sollzeit 8 Std. gearbeitet 2
Std.
Krank 6 Std.
6 Std.
kein Krankheitstag
Sollzeit 8 Std. gearbeitet 0
Std.
Krank 8 Std.
8 Std.
1 Tag krank
Überstunden 35%
Durch den Eintrag „Ü“ werden die angeordneten
abzufeirenden Überstunden gerechnet, wenn sie genehmigt worden sind.
Überstunden 135% Durch den Eintrag „ÜZ“ werden die angeordneten abzufeirenden Überstunden gerechnet.
Abfeiern von
Überstunden: Durch den Eintrag „A“ wird die Differenz der
SOLL-IST-ZEIT berechnet.
Statistik-Blatt
Im Statistikblatt werden
alle für die Verwaltung der Wohnstätten relevante Zeiten und Tage erfasst. Hier
sind manuelle Einträge z.B. für das Ändern des Jahrs z.B. 2005 oder 5999
und der Personalnummer erlaubt, sofern in Monatsblättern keine Zeiten
eingetragen sind. In Monatsblätter eingetragen Daten werden automatisch in
Statistik-Blatt eingetragen. z.B. die Summe der Nachtarbeit im Jahr zur
Errechnung des Zusatzsurlaubs.
DPW
Hier tragen Sie nur die regelmäßige wiederkehrende
Stundenzahl der Wochentage Mo bis Fr
P
In das Blatt P geben Sie Name + Vorname, Personalnummer, Dienststellen, Stellanteil, Resturlaub, Überstunden Mehr/Minusstunden aufgrund der Dienstplanänderungen, Urlaubsanspruch usw. aller Ihrer Mitarbeiter/innen oder eines Mitarbeiters in dafür vorgesehenen Felder der Spalten ein. Erst dann gehen Sie in Statistik und tragen Sie nur Personalnummer eines Mitarbeiters ein. Sämtliche Daten dieses Mitarbeiters erscheinen in die jeweiligen Blätter von Jan-Dez. des gewünschten Jahres sowie in dem Statistik-Blatt.
A c h t u n g: Bei jeder Änderung in "P" erneut Personalnummer in "Statistik" eingeben..
Dienstplan
Hier tragen Sie die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters ein. Dieses Blatt fungiert lediglich zur Errechnung der Arbeitsstunden.
Rufbereitschaft
/Bereitschaft
In der Spalte (RUF)BEREITSCHAFT nach dem Wochentag ist entweder ein „R“ für Rufbereitschaft oder ein „B“ für Bereitschaft erforderlich. Die (Ruf)bereitschaftszeit soll in das erste Spaltenpaar innerhalb der 24-Stundengrenze ( z.B. 8:00 bis 23:00) eingetragen werden. In der Statistik sind die für die prozentuale Errechnung der Bereitschafszeiten (Rufbereitschaft mit 0,25 für 25% und die Bereitschaft 0,50 für 50%) eingetragen.
Nur die für Zeiterfassung
notwendigen Felder sind beschreibbar, die anderen Felder werden übersprungen
oder ausgeblendet..
4. Änderungen durch
Fehler
Fehler durch falsche
Eintragung (kein Problem)
Zeiten werden mit
Doppelpunkt eingetragen 12:00 bzw. 21:45
Sollzeit wird mit 4 bzw. 5
eingetragen
Fehler im Programm
bitte
um Nachricht und Nachtsicht.
5. Speichern
Klicken Sie wieder auf
„Datei“ und wählen sie „Speichern unter“
Datei-
Codewort:
Ist die Datei bereits unter dem richtigen Namen gespeichert, können Sie hier
unter Optionen ein Codewort eingeben, das nur Mitarbeiter und Vorgesetzte
bekannt ist und die Datei vor unbefugter Zugriff schützt.
Ist die Eintragung erfolgt,
und sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, müssen Sie die Datei in der Spalte „Datei“ sichern, bzw. speichern. Beim Schließen der Datei bzw. Beenden des Programms bzw. Beenden
WINDOWS fragt der Computer“, ob Ihre Datei gespeichert werden sollen. Die
Antwort ist auf jeden Fall „JA".
Vor dem Ausschalten sollten
auf jeden Fall EXCEL und WINDOWS beendet werden.
Zum Schluß erhalten Sie
einen Bildschirm in der Art
BILD 6
Windows wird beendet,
wenn Sie (OK ) bestätigen.
Dann sagt der PC,
was Sie tun können. Jetzt können Sie aufatmen und ausschalten.